Notulen zijn documenten waarmee de gebeurtenissen officieel kunnen worden vastgelegd. Notulen worden gebruikt om de gebeurtenis te documenteren zoals deze plaatsvond, om ernaar te verwijzen indien nodig, om informatie op een officiële en correcte manier te delen, en voor juridische bescherming. De officiële aankondiging van het incident gebeurt via notulen.

Wat is een minuut?

Notuleren is het proces waarbij de inhoud van een gebeurtenis, een vergadering, een transactieproces of een gesprek officieel wordt vastgelegd zoals deze is. Er worden notulen bijgehouden om bescherming te bieden in juridische processen, om het incident officieel te documenteren, om ernaar te verwijzen als een officieel document in juridische processen, en om de situatie nauwkeurig weer te geven.

Notulen die zijn opgemaakt door officiële instellingen kunnen worden ondertekend door de politie, notaris, rechtbank, bedrijven, overheidsinstanties of officiële instellingen.

Hoe notulen bijhouden?

Omdat notulen officiële documenten zijn, zijn er bepaalde regels die moeten worden gevolgd bij het opstellen ervan. De procedures voor het bijhouden van notulen kunnen wijzigingen en andere details met betrekking tot de aard en locatie van de gebeurtenis die moet worden vastgelegd, met zich meebrengen. Als voorbeeld voor het notuleren kunt u de volgende voorwaarden hanteren:

Voordat u met de inhoud van de notulen begint, moet u de titel volgens de regels schrijven. Als er geen sprake is van een bijzondere situatie voor het incident waarover het rapport gaat, moet de titel in het midden van de pagina en in hoofdletters als 'MINUTES' worden geschreven.
Nadat de aard van het in de melding beschreven incident is vermeld, dient gedetailleerde informatie over het incident te worden gegeven. Naast gedetailleerde informatie over het incident moet in de melding ook worden opgenomen hoe de incidentinformatie is verkregen.
Informatie zoals wat het incident is, waar het heeft plaatsgevonden en de datum en tijd moeten duidelijk worden vermeld.
Indien er bewijsmateriaal aanwezig is dat als bewijs kan worden beschouwd met betrekking tot de in de melding genoemde gebeurtenis, dienen deze eveneens aan de melding te worden toegevoegd. In het rapport moet ook informatie worden opgenomen over de wijze waarop het bewijsmateriaal is verkregen.
Als de notulen meer dan één pagina beslaan, moet de achterkant van de pagina's blanco worden gelaten en moeten nieuwe pagina's worden genummerd.
Ook zijn natte handtekeningen nodig van de personen van wie de gegevens in de notulen zijn opgenomen. Notulen zonder handtekening zijn niet geldig.

Dingen waarmee u rekening moet houden bij het opstellen van de notulen

Omdat notulen officiële documenten zijn, moeten bij het opstellen van notulen bepaalde sjablonen en regels worden gevolgd. Belangrijke punten bij het opstellen van de notulen zijn als volgt:

Het moet worden opgesteld op A4- of A5-papier.
De titel van de notulen moet in hoofdletters in het midden van de pagina worden geschreven.
De datum en tijd van het incident, details over hoe het incident plaatsvond en hoe het incident werd geleerd, moeten in detail worden vermeld.
Bewijsmateriaal met betrekking tot het incident moet ook in het rapport worden opgenomen.
Ook moeten de identiteitsgegevens van de in de notulen genoemde personen worden vermeld.
Aan het einde van de notulen dienen de datum en het tijdstip waarop de notulen zijn gehouden te worden vermeld en dienen de handtekeningen van genoemde personen te worden opgenomen, zodat de afsluiting duidelijk is.

Wat is het nut van minuten?

Er worden notulen bijgehouden omdat dit officiële documenten zijn in gevallen waarin het incident moet worden gemeld. Notulen dienen als juridische en juridische bescherming voor de gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden, als referentie voor de managementsituatie van de onderneming en de relaties tussen werknemer en werkgever. Om ervoor te zorgen dat de notulen als officiële documenten worden gepresenteerd en nuttig zijn voor het incident, moeten ze met echte informatie en zorg worden opgesteld. Notulen kunnen worden gebruikt als officiële documenten voor verschillende evenementen en doeleinden. We kunnen de voordelen van het notuleren als volgt opsommen:

Ze bieden juridische bescherming door de notulen van de rechtbank, notaris, officiële instanties of openbare instellingen te gebruiken als bewijsmateriaal in juridische processen.
In gevallen waarin sancties of strafrechtelijke vervolging nodig zijn, worden de notulen aan de rechtbank gepresenteerd als officiële documenten met betrekking tot het proces van het incident.
In zakelijke instellingen kunnen notulen worden bijgehouden om details van de inhoud van vergaderingen en discussies bij te houden. Deze notulen kunnen worden gebruikt bij toekomstige besluiten.
Notulen die op de werkplek worden bijgehouden, kunnen worden bijgehouden om de werkgever en werknemer te beschermen in juridische processen met betrekking tot evenementen op de werkplek.

Hoe notulen bijhouden op basis van hun situatie?

In gevallen waarin het incident moet worden vastgelegd, kunnen er notulen worden bijgehouden, zij het op verschillende gebieden. Er kunnen notulen worden bijgehouden over het zakenleven, de onderwijs- en gezondheidsstatus, en juridische of strafrechtelijke procedures. Bij problematische situaties bij ziekenhuisonderzoeken en -behandelingen kan er een rapport worden bijgehouden over de gezondheidstoestand, een rapport over straffen zoals discipline in het onderwijsleven, een rapport over elk probleem op militair terrein of een ongeval op de werkvloer.

Hoe een verkeersongevallenrapport bijhouden?

Een verkeersongevallenrapport met materiële schade kan worden opgesteld volgens de volgende regels:

Het rapport mag uitsluitend in twee exemplaren worden ingevuld door de bij het ongeval betrokken personen. Als u betrokken raakt bij een ongeval, is het invullen van het rapport verplicht, ook als u niet over een rijbewijs beschikt.
Hoewel het voor de notulen ingevulde formulier een fotokopie is, moeten de natte handtekeningen van de partijen in de notulen aanwezig zijn.
De gegevens op het formulier moeten onvolledig worden ingevuld en de oorzaak van het ongeval moet duidelijk worden vermeld.
Omdat de melding ongeldig is als de maatschappij en de polis niet kunnen worden geïdentificeerd, moeten de verzekeringsmaatschappijen en de verkeerspolisnummers van partijen volledig en nauwkeurig worden vermeld.
De melding moet binnen vijf werkdagen bij de verzekeraar zijn ingediend.

Hoe militaire rapporten bewaren?

Op militair terrein hebben de notulen doorgaans een vast sjabloon. Als de melding bijvoorbeeld betrekking heeft op een tuchtincident, wordt er middenboven op de meldingspagina een titel als 'INDISCIPLINE DETECTIERAPPORT' geschreven. Na vermelding van de datum, het exacte tijdstip en de exacte locatie van het incident wordt informatie over het incident en de daarin genoemde namen in de melding opgenomen. Nadat aan het einde de datum is vermeld waarop de notulen zijn gehouden, worden de notulen definitief gemaakt met de natte handtekening van de in de notulen genoemde personen en degene die de notulen heeft bewaard.

Hoe studentenrapporten bewaren?

Net als in andere notulen worden, nadat de titel van het rapport in hoofdletters is geschreven, de datum, het tijdstip, de details van de gebeurtenis en de namen vermeld in de gebeurtenis opgenomen. Nadat de datum van de notulen aan het einde is toegevoegd, worden de notulen definitief gemaakt met de natte handtekeningen van de leerling, docent, adjunct-directeur en directeur.